“合规”是如何重塑药企会议市场生态的？
2022-02-27 01:25:09
[ ] (特约评论员贾子金)医药企业会议占会议市场总量半数以上份额、大型会议三分之一以上份额，多年以来一直是会议市场最受欢迎的财神爷。2013年突如其来的GSK事件（葛兰素史克行贿案）曾一时间让会议行业人人自危，医药企业会议采购也在合规部门、财务部门的要求下突然收紧。 GSK事件是药企会议市场转变倒下的第一颗多米诺骨牌，从此，不可逆转的市场洗牌开始了。
按“头”冲入主流。
事实上，合规的要求已经直接影响到旅行社和会议公司（ 以下简称旅行社）的利润——旅行社的“大发票”运作不畅，所有的酒店、车队、餐厅等第三方供应商都要向甲方提供发票，分项成本已经透明化。 旅行社高利润的美好时代一去不复返..
首先，制药公司在项目总量的8%处支付旅行社服务，但这种模式在药物公司内部审计的压力下，因为当旅行社的收入与项目的总量挂钩时，没有任何激励措施来节省甲方的费用-如果我帮你花更多的钱，我会赚很多钱。
渐渐地，一种新的收费模式_ 按照服务人员的人数（ 俗称“人头”）收费，而不是按照项目的总金额收费。 在这种模式下，服务费按照会议实际使用的供应商服务人员数量（ 包括当地社区）计算.. 这样，旅行社的服务费只关系到会议的规模，旅行社的利益和甲方的利益达到了平衡点。 据悉，诺华、辉瑞、阿斯利康、诺和诺德等制药企业已实施或准备实施这一会计模式。
酒店直接支付的总趋势
由于合规风险点主要是由旅行社支付费用造成的，为了尽可能避免，一些制药公司开始试图绕过旅行社，直接向酒店和其他第三方供应商支付费用。例如，对于大型会议，如POA、周期会议，Nord采用直接向第三方支付的形式。“直接付款，甚至直接与酒店等第三方交谈，不仅能澄清费用的真实性，而且还能进一步降低成本。”Novo Nord(中国)制药有限公司高级采购经理廖晨阳说：“自两年前以来，我们每年对第三方进行两次抽查，但为了进一步确保所有会议时间表的遵守，我们从2013年初开始对酒店实行直接付款。除了旅行社自身的资源、汽车公司和其他第三方，我们还尽最大努力以直接支付的方式解决这一问题。”
直接付款本身更有利于遵守规定，减少了旅行社的现金流量，使直接付款成为制药公司的一种趋势。目前，直接支付仅限于国内会议，由于外汇管制，国际直接支付尚未实现，尚未找到更好的解决办法。廖晨阳补充。
所有的改变都会带来痛苦。就供应商而言，企业支付的第三人在会议执行阶段可能会给第三方的管理带来挑战，也会对旅行社在金额、人际关系等方面的业务评估模式产生不同程度的影响。为了解决这些问题，北德与旅行社领导协调，在支付供应商服务费的基础上，改变业务部门的考核模式，并与第三方签订协议，保证旅行社在执行阶段的经营权。
酒店直接付款也造成了一个关键的矛盾：过去，大部分的接待机构没有收取旅行社参加会议，他们的收入来自酒店的回扣。今天，接收公司的财务道路已被甲方直接支付，自然必须由旅行社要求；旅行社自然不愿意以自己的利润接受公司，因此需要甲方赔偿以"本地服务费用"等形式的收入损失。然而，很难在A方执行这项要求。虽然据说上海的几家制药公司已提出旅行社服务费的补贴，以接管该机构，但在大多数制药公司，在财务部面临的挑战下，这种要求是不可行的。我该怎么办？根据以上提到的服务人员数量计费的方式，本地接收服务人员也包括在成本中，这就解决了这一矛盾。可以说，"主管收取的费用"和"直接付款"已经形成了一组联合的冲头，在新的制药公司、旅行社、地方机构、酒店和其他利益相关者的合规环境中，可以发挥出一种办法。
如果你必须申报超过一分钱，你必须申报。
除了直接付款外，“定购单控制”也是确保会议得到遵守的另一个工具。超级PO控制的目的是做更详细的前端控制，避免事情发生后发现问题。“许多会议在报告和执行方面将发生特别重大的变化，不仅是在预算方面，甚至在日程安排上也是如此，这是遵约会议绝对不允许的。诺和诺德公司从三年前开始实施超PO控制，甚至仔细规划汽车或汽车的行程，无论每辆车的路线是否必要，价格是否合理；如果没有必要或不合理的话，审查商务旅行、住房日等的房间清单，将提醒供应商取消或调整，以避免分散车辆、分散膳食、增加住房等的额外费用。正如廖先生所解释的，“我们的制度是‘每次行程的改变都需要申报。”因此，所有行程的变更和变更都必须事先通知采购部门，以确保会议前最大限度的遵守。“在超级PO控制实施之前，Novo Nordisk约30%的会议或多或少超出了预算，但在这一控制之后，2013年只有一次会议预算过高，这可以说是非常有效的。”
供应商管理：更严格的新政
目前，新的药品采购部门供应商评价体系实质上增加了一套新的要求和法规，以求更详细的合规要求。对于新的会议供应商来说，进入制药公司的供应商名单将面临更严格的合规审核，也就是说，过去供应商的“严格和严格”审计原则已经转变为“严格进出”。合规帮助高质量供应商淘汰了许多竞争对手，但要成为制药公司稳定的长期供应商，还需要比过去更多的精力。
收购供应商的资深跨国制药公司王洪森(Wang Hun Sen)认为，像过去那样，每年进行几次简单评估是不够的，如果每次会议都被视为一个单位，结果就会更加清晰。此外，应对不同的会议采用不同的标准，侧重于不同的评估优先事项。“差异的原因很明显，”王解释道。“数千万项目的审计标准与万元项目的审计标准自然不同，但重要的是要注意大型会议实际上更容易遵守。相反，较小规模的会议需要保持警惕，仔细审查其遵守情况。”
王洪森对一次会议的评估是建立在一个短消息平台上的。会议结束后，药品企业采购将以短信的形式向所有与会者发送经过编辑的问题，并以加权平均法计算与会者答复的答案，并最终对会议质量评分进行评估。一般情况下，中型供应商每年可举行超过100次会议，累积评分结果可直接反映供应商的标准。通过将A、B和C的供应商除以分数为标准，将供应商从供应商名单中剔除。对于新的供应商来说，成为制药企业会议供应商名单的稳定成员并非易事。从进入A级供应商开始，C级供应商需要供应商持续的努力。
根据廖晨阳的说法，目前挑选供应商的过程分为以下两个阶段：
试镜阶段，也就是公司内的任何人都可以推荐供应商。推荐的供应商只需满足一些基本条件，如：进入下一轮选择必须是直营店，而不是市场商店，分包商，经营时间超过2至3年。
在RFI阶段，即信息请求阶段，进入这一阶段的供应商需要提供更详细的信息，同时会得到不同的实际案例，并提出解决方案。在这一阶段，采购部对供应商的审计点包括：报价；推荐与酒店和场地相匹配的活动；如何匹配和协调资源，如需要多少人、每个人负责什么等等。
在审核作为供应商签署后，有100多人参加的会议或有明显缺陷的会议将在会后举行，会议将在会后举行。采购部门应当与业务部门和供应商协调，对存在的问题作出公正、透明的陈述。敦促改进。“当然，如果一个供应商正在处理一个特别好的事件，我们也会在所有的供应商中展开赞扬，以供学习。”和廖晨阳分享。
另外，供应商前后报价的一致性，发票编制的准确性等也在诺斯菲尔德的考核中占据一定的分值.. 如果供应商在考核中低于 2 分，将直接从供应商名单中清除； 2 至 3 分将有另一个改进的机会； 3 至 4 分供应商将需要具体评估； 4 分以上的供应商将直接续签，并在会计期间减少 15 天。
目前，合规控制的难度在于每个区域的小会议，因此难以提前控制会议。虽然现有的问题可以在审计后发现，但在事件发生后存在隐患。在这方面，廖晨阳希望在公司的九个区域尽量减少小型供应商的数量，以便于管理和合规。但是将花费时间来实现这个步骤。目前，点检是可行的方法之一。为了验证会议的真实性和合规性，Nord的法律部门将委托他在目的地附近前往会场的同事检查会议的实际情况，如会议次数、讲师、会议内容等。
其他变化和趋势
第一，海外会议的数目有所减少；
第二，越来越多的章节取代了大会，"较小会议"更容易管理，同时更节约成本，避免了大会造成的资源竞争；
第三，会议邀请了越来越多的精英人员，许多制药公司列出了关键客户，因此减少了人数，提高了"瞄准目标"；
第四，短距离会议(主要在市中心或周边)有所增加，制药公司决心结束“会议换会议”的现象；
第五，俱乐部奖励中的奖励旅游成分已经减少到零。
总之：数量少，人少，预算少；医药公司的会议和“高端”不再重要，制药公司将不再购买风景酒店、假日酒店、高档酒店，甚至客房都需要两张床的房间。制药公司的会议市场，这次真是天翻地覆。